Francesco Sordi, Co-Founder di Build the Forest e Consulente di Marketing Building
Al crescere dell’azienda cresce il peso decisionale di chi quell’azienda la guida.
Quel peso spesso si fa sentire come una pressione sulle spalle, in testa, nello stomaco.
Si chiama stress decisionale.
L’imprenditore si sente oberato, solo e talvolta prigioniero nella sua stessa azienda.
D’altro canto, i colleghi lamentano processi decisionali lenti perché “il capo” agisce da collo di bottiglia.
Si attivano allora i classici percorsi per chiarire flussi, processi, meccanismi decisionali in modo da apportare efficienza all’azienda.
Output classico: elenco di procedure.
Risultati classici: rigidità, scontento, scarso allineamento, eccezioni non gestite.
Dopo alcuni mesi esistono procedure formalizzate diverse da quelle realmente agite e, a domanda esplicita, nessuno sa rispondere alla questione: “perché abbiamo scelto di lavorare così?”.
Soluzione: rivediamo le procedure.
Altro giro, altra corsa, stesso output, stesso risultato, stesso malessere.
C’è un’altra strada da poter prendere, ed è una strada costellata di rotonde.
Lo racconta molto bene Aaron Dignan: è scientificamente dimostrato che sostituire incroci semaforici con rotonde porta a un’importante riduzione di costi (intuitivo) e di incidenti (contro-intuitivo).
Sai perché?
Perché le persone danno il meglio di sé quando sono psicologicamente più coinvolte.
Facciamo un passo indietro, o per meglio dire…un pizzico di retromarcia.
Gli incroci semaforici sono semplici, dicono alle persone cosa fare con segnali luminosi chiari: se rosso fermati, se giallo rallenta, se verde vai. Tutto intorno e per terra, altri segnali di obblighi e avvertimenti.
Eppure le persone, distratte, sbagliano e causano incidenti.
Le rotonde funzionano secondo tre princìpi chiari: si gira in senso antiorario, chi è dentro ha la precedenza, si mette la freccia per uscire.
Le persone, con più princìpi e meno segnali, sono più vigili, attente e sbagliano meno.
Nelle nostre aziende dobbiamo sostituire i semafori con le rotonde!
Cosa significa? in primis meno regole e più criteri decisionali.
Quali sono i princìpi che vogliamo che ispirino la nostra organizzazione?
Quali sono le cose che assolutamente non debbono essere fatte, in linea con i nostri princìpi?
Sì, hai letto bene: cosa NON va fatto.
In questo modo ridurremo di molto la lista delle indicazioni, rispetto a ciò che va fatto.
Anche perché ciò che va fatto potrebbe essere mutevole e dovremmo sperare che fosse così, in ottica di miglioramento continuo, sempre se e solo se le procedure agite continueranno a rispettare i princìpi comuni.
“Eh ma in questo modo si rischia che le persone agiscano in modo diverso!”
Sì, è così e questo non deve essere un deterrente perché:
- Approcci diversi possono dare modo di testare diverse soluzioni
- Approcci diversi possono assecondare oggettive diversità, spesso non considerate nelle rigide procedure
- Le persone potranno discutere, anche animatamente, se non sono d’accordo su come hanno portato avanti un’attività o un progetto ma potranno partire del presupposto di aver agito in buona fede secondo i princìpi condivisi
- Si libera e diffonde la capacità e la responsabilità decisionale, quindi anche la reattività
“Eh ma le persone hanno bisogno di regole, altrimenti si perdono e tendono a perdere produttività e ad agire in modo opportunistico”.
Questo è un problema enorme: il pre-giudizio sulle persone.
Le aspettative si autorealizzano: se ti aspetti che le persone siano irresponsabili, agirai mettendo un sacco di incroci e cartelli, le persone abbasseranno il loro coinvolgimento e diventeranno meno responsabili.
Se ti aspetti che le persone possano essere (sempre più) responsabili, metterai più rotonde e meno incroci, darai più criteri e meno norme, le persone si coinvolgeranno di più per capire autonomamente quali sono le cose giuste da fare e si responsabilizzeranno sulle loro scelte.
Causa ed effetto sono invertiti rispetto a quello che molti pensano.
E tu, hai più semafori o rotonde? O, peggio ancora, hai vigili urbani che si piazzano al centro di tutto e agitano compulsivamente le braccia fischiando ogni 2×3 per lamentarsi che le persone non agiscono come loro vogliono?
Cosa mi piacerebbe che ti “portassi a casa” da questo blog post:
- L’idea che oltre alle procedure rigide e formalizzate ci sono altre opzioni
- L’idea che la responsabilità decisionale va distribuita il più possibile condividendo criteri e non un set articolato di regole
- La voglia di confrontarsi all’interno dell’azienda sui princìpi guida
- La voglia di approfondire l’argomento: in questo caso consiglio in modo spassionato il libro di Aaron Dignan, Brave New Work, da poco disponibile anche con traduzione italiana. E se ti va, parliamone davanti a un caffè, adoro questo tema che mi stimola moltissimo sia come consulente che come imprenditore.
La tua azienda è una foresta che può crescere in modo armonico: ci vogliono determinazione, costanza e un pizzico di contro-intuitività.
Ne vale la pena!