Marco Urban, Consulente di Marketing Building
Generalmente, l’Ufficio Marketing ha la funzione di collettore tra diverse aree aziendali.
Per questo motivo, oltre alle attività ricorsive che sono già di per sé molto numerose, subentrano spesso nuovi progetti che il Marketing deve coordinare, e la gestione dell’intero portfolio di attività diventa complessa.
In questo caso, una delle figure chiave è il/la Marketing Manager: a lui/lei spetta il coordinamento delle attività ordinarie dell’ufficio ma anche la valutazione sui progetti che dovranno essere avviati, la loro priorità e la capacità dell’ufficio di dedicarvi risorse.
Inoltre, dovrà motivare alla Direzione le ragioni per cui si è deciso di attivare un progetto piuttosto che un altro e in alcuni casi dovrà anche convincerla ad autorizzare il budget. Dovrà poi rispondere alla Direzione nel caso in cui gli obiettivi non vengano raggiunti e aggiornarla sullo stato di avanzamento dei progetti. In più, dovrà conoscere bene le potenzialità e i limiti dei suoi collaboratori, essere in grado di supportarli nel loro lavoro e accogliere, dove possibile, le loro richieste.
Il ruolo del/della Marketing Manager è perciò molto delicato, soggetto a pressioni sia dalla parte alta che da quella più bassa dell’organigramma, le quali possono scuotere gli equilibri; è frequente il caso in cui si verifichino dei fraintendimenti tra il responsabile dell’ufficio e i suoi collaboratori o la Direzione, e di conseguenza si generino malumori e tensioni all’interno dell’ambiente.
In queste situazioni, comprensibilmente, alcuni/e Marketing Manager si fanno prendere dal panico, e per tentare di combatterlo iniziano ad esercitare un maggior controllo sui progetti, ad accentrare alcune attività, o a pressare i collaboratori affinché portino avanti “tutto e subito”. Questo atteggiamento, in alcuni casi, può parzialmente funzionare per ridurre lo stress ed essere maggiormente informati riguardo l’andamento dei progetti, ma purtroppo rischia di peggiorare i rapporti interpersonali, la qualità del lavoro e talvolta a disattendere il risultato.
Qual è, quindi, il modo più corretto di gestire i progetti tenendo sotto controllo ansia e stress?
Uno strumento molto utile al/alla Marketing Manager e ai suoi collaboratori è quello del Project Management. Adottando alcune tecniche, è possibile coordinare lo svolgimento dei progetti tramite regole condivise, fornendo a tutte le persone coinvolte una visione d’insieme di ciò che si sta portando avanti e dando la possibilità a tutti gli stakeholder di conoscere lo stato di avanzamento delle attività in ogni momento.
Vediamo quindi, in modo sintetico, quali sono gli step da seguire per gestire i progetti in maniera organizzata e puntuale.
Prima di avviare un progetto, è necessario capire quali sono i macro-ruoli che dovranno assumere i vari soggetti coinvolti: va definito chi è il responsabile ultimo (ovvero chi deve garantire il raggiungimento dell’obiettivo del progetto), chi coordina le attività e le persone coinvolte, e chi di fatto assume una funzione operativa nello svolgimento delle attività. Viene inoltre stabilito se è necessario affidarsi, per la totalità o per una parte del progetto, a fornitori esterni.
In secondo luogo, è utile definire in dettaglio quelle che sono le attività che porteranno al raggiungimento dell’obiettivo: cosa deve fare l’azienda per arrivare dal punto di partenza alla destinazione? È importante essere precisi e definire passo dopo passo tutte le attività necessarie, senza tralasciarne alcuna.
Una volta definite le attività, si dovrà decidere per ciascuna chi sarà responsabile del suo esito e chi vi prenderà parte attivamente. In questa fase, sarà utile coinvolgere le persone che hanno le competenze tecniche specifiche per lo svolgimento dei task.
A questo punto, è necessario stabilire il tempo necessario per il compimento di ogni attività; se si tratta di attività già effettuate il compito sarà più semplice poiché ci si potrà basare sullo storico, altrimenti ci si dovrà affidare ad una stima. Non è semplice stimare il tempo utile allo svolgimento di alcune attività, ma per effettuare una stima che sia quanto più vicina al reale è bene coinvolgere le persone che dovranno lavorare operativamente al progetto e considerare le loro valutazioni sulle tempistiche.
Infine, sarà opportuno calendarizzare le attività per permettere a tutte le persone coinvolte di capire quando è necessario iniziare a dedicarsi a uno specifico compito, se ci sono dei task predecessori che “sbloccano” l’inizio di una nuova attività, a che punto è lo svolgimento globale del progetto, o se l’avanzamento di una specifica attività è in linea con la tabella di marcia oppure è in ritardo. La calendarizzazione può essere effettuata tramite lo strumento del diagramma di Gantt.
Adottando questa modalità, il/la Marketing Manager non otterrà una diminuzione del carico di lavoro, bensì una visione d’insieme che gli permetterà di ridurre l’ansia o di evitare il panico, e di collaborare in modo migliore con la Direzione (a cui potrà riportare puntualmente lo stato di avanzamento dei progetti seguiti) e con le persone che lavorano all’interno dell’ufficio.
Non si tratta di una modalità applicabile dall’oggi al domani, ma di un approccio su cui è necessario lavorare sul lungo periodo, per apportare un’evoluzione continua alla cultura Marketing e aziendale.
Se sei un/una Marketing Manager interessato a portare un cambiamento all’interno della tua azienda e ad applicare i fondamenti del Project Management contattaci, ti affiancheremo per farlo insieme.
