Parliamo di Process Management con Laura Franchi, Co-Founder di Build the Forest, Consulente di Marketing Building
Quando qualcosa in azienda non funziona, la Direzione lo sente.
Il senso di frustrazione per una ruota che ha smesso di girare è così terribile che chi lo avverte inizia a cercare le possibili cause per risolverle e ritrovare non solo la serenità, ma anche l’ambizione, che contraddistingue il mindset imprenditoriale.
A volte il sintomo principale è un calo del fatturato o dell’EBITDA, chiaramente visibile nel foglio di calcolo disseminato di celle rosse presentato da un controller che avrebbe preferito essere in qualunque altro posto al mondo.
Altre volte non c’è un numero preciso, ma si percepisce malumore nell’aria, di fronte alla macchinetta del caffè, dove prima c’erano sorrisi e ora aleggiano sospiri. Un altro elemento che accelera il battito cardiaco dell’imprenditore (o che di certo dovrebbe farlo) è l’aumento del turnover, specie quando avviene tra le prime linee o tra le figure più strategiche.
Tra le cause che portano senso di frustrazione, però, ce n’è una così ovvia e banale che raramente viene presa in considerazione in fase di analisi del problema e retrospettiva: i processi di lavoro. Ci si concentra su cosa le persone fanno in azienda, quanto producono, quanto tempo impiegano, e ci si dimentica di mettere in discussione come lo fanno.
Il principale nemico dei processi corrisponde anche al motivo per cui essi non vengono presi in considerazione: “abbiamo sempre fatto così”. Questa frase, al tempo stesso rassicurante e pericolosa, è la causa scatenante di diverse problematiche, che partono piccole per poi crescere e diventare enormi elefanti nelle stanze del potere: mancato aggiornamento delle procedure, scarsa condivisione interna, scarico delle responsabilità o, al contrario, accentramento delle decisioni.
Questa situazione non crea solo frustrazione, crea CONFUSIONE.
Nessuna azienda, neanche la più profittevole, può vincere una battaglia contro la confusione.
Quando i processi mancano, o quando esistono ma non sono formalizzati o condivisi, quando sono vecchi o inefficienti, il lavoro diventa caotico e sregolato, attivando un pericoloso circolo vizioso tra caos e scoraggiamento generato dal caos, che porta inevitabilmente ad ulteriore disordine.
Lavorare sui processi è una sfida, perché qualsiasi attività che metta in discussione lo status quo viene percepita come imprudente e temuta.
Per chi vince il timore, però, può portare vantaggi dal valore immenso.
Lavorare sui processi consente di:
- Razionalizzare i flussi di lavoro, perché siano ottimizzati tempi e costi
- Individuare eventuali punti di blocco o inefficienza, per risolverli
- Definire in modo chiaro fasi, ruoli e responsabilità
- Rendere consapevoli e indipendenti le figure chiamate a occuparsi di una o più fasi del processo
- Creare uno standard, in modo che chiunque arrivi in azienda sia a conoscenza di qual è il modus operandi per le diverse attività
- Semplificare le dinamiche interne grazie a maggior chiarezza e condivisione
Creare flussi efficaci porta benefici concreti nella vita quotidiana di chi vive l’azienda, perché rende il lavoro più efficiente e, soprattutto, più sereno.
Quando i processi funzionano, l’azienda funziona.